Progetto Reti di Scuole: supporto amministrativo al Sissi in rete (2002-2003)

Il progetto Siti Internet Biblioteche Sissi in rete Servizi online Altro Server Sissi

Supporto amministrativo al software gestionale Sissi in Rete

PREMESSA

A seguito della Circolare Ministeriale n. 6 prot. n. 295 del 16 gennaio 2002, riguardante l'utilizzo del software di gestione delle segreterie scolastiche SISSI su postazioni di proprietà della scuola in rete locale (LAN), è stato avviato ufficialmente il progetto SISSI in RETE. Il sistema di gestione delle segreterie scolastiche SISSI (Sistema Integrato Segreterie Scolastiche Italiane) usato fino al momento solo sulle postazioni ministeriali PDL (Postazioni Di Lavoro), può essere utilizzato ora anche su tutti i computer della rete amministrativa scolastica grazie allo sviluppo del pacchetto software SISSI IN RETE e OPEN-SISSI da parte della EDS Italia SpA e diffuso gratuitamente alle scuole dal Ministero dell'Istruzione dell'Università e della Ricerca (MIUR).

Sissi in rete e Open-Sissi sono applicazioni che utilizzano il database di SISSI e consentono l'esportazione e l'importazione dei dati in formato XML, per la pubblicazione sul WEB, e in formato TXT, per il colloquio esterno attraverso un formato standard.

Le funzioni applicative di SISSI coprono tutte le principali attività di una segreteria scolastica e sono qui di seguito indicate:

• ALUNNI: consente la gestione dell'anagrafica dell'alunno (dalla sua iscrizione alla stampa delle pagelle e dei certificati), degli organi collegiali, degli esami di stato, delle assenze e delle statistiche utili alla scuola o richieste dagli Enti preposti.
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• LIBRI di TESTO: permette la gestione delle attività di catalogazione e assegnazione alle classi dei libri di testo utilizzati dagli studenti durante l'anno scolastico, le stampe dei modelli da inviare all'Associazione Editori e all'A.N.A.R.P.E. Permette inoltre di pubblicare i libri adottati nell'Albo, di calcolare la spesa media per anno di corso e il costo dei libri per classe.
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• RETRIBUZIONI: consente di liquidare al personale le competenze fondamentali ed accessorie e di produrre la documentazione atta ad assolvere gli obblighi di legge connessi. In particolare quest'area consente di calcolare lo stipendio, in maniera individuale o cumulativa, dei supplenti brevi e saltuari, la tredicesima e il conguaglio spettanti, le ritenute e le detrazioni; di calcolare tutti i tipi di competenze accessorie come ferie, compensi d'esame, corsi, indennità di missione ecc.
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• BIBLIOTECA: permette la gestione delle attività di catalogazione dei volumi e delle riviste periodiche. Consente agli alunni ed al personale della scuola la consultazione ed il prestito dei volumi e delle riviste catalogate, permette inoltre la prenotazione dei volumi in prestito e la gestione dei solleciti per la restituzione dei prestiti scaduti.
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• MAGAZZINO e INVENTARIO: consente la gestione delle attività connesse all'acquisto di materiali di facile consumo e di beni strumentali o durevoli. Permette inoltre la gestione dell'inventario dei beni durevoli.
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• MINUTE SPESE: permette la gestione del fondo affidato al Responsabile Amministrativo per le minute spese, a partire dall'apertura del Registro con il saldo di inizio anno, fino alla chiusura del fondo stesso. Consente inoltre di gestire i Reintegri delle spese effettuate e di ottenere le stampe di riepilogo dei registri e dei modelli utili alle operazioni quotidiane.
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• BILANCIO (vecchia e nuova contabilità): copre tutte le necessità in tema di contabilità finanziaria in base anche alle norme previste nel nuovo Regolamento Contabile.
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• PERSONALE: permette la gestione amministrativa di tutto il personale direttivo, docente e amministrativo (A.T.A.) della scuola. Consente di gestire, in maniera automatica, tutti gli adempimenti a carico della Segreteria come le presenze in servizio, l'acquisizione delle domande di supplenza e la realizzazione delle relative graduatorie. Permette inoltre il conferimento degli incarichi, la costruzione delle graduatorie interne dei perdenti posto, l'acquisizione di domande di cessazione del servizio, producendo in modo semplice ed automatico i certificati e i decreti relativi a tali attività.
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• REPORT e STATISTICHE: crea, in base alle esigenze dell'utente, report statistici a partire dai dati presenti negli archivi di SISSI. Una volta creati, i report stessi possono essere salvati e riutilizzati per elaborazioni successive su dati diversi. Inoltre è anche possibile creare e stampare, per ogni report, le relative etichette adesive.
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I prodotti SISSI e OPEN-SISSI forniti alle scuole che aderiscono all'iniziativa, sono stati sviluppati per essere utilizzati all'interno di un'architettura di tipo CLIENT-SERVER.
È inoltre prevista, come già detto, la possibilità di installare il prodotto su singole postazioni in modalità stand alone, purché le caratteristiche minimali dell'hardware rispondano ai requisiti.
Le postazioni ministeriali (PC tipo 6 e 6 bis, server e client) continueranno ad essere utilizzate dalla scuola per fruire dei servizi forniti dal Sistema Informativo del Ministero quali posta elettronica, accesso alla Intranet e collegamento 3270. Tali postazioni, per motivi di sicurezza, non potranno però essere collegate alla rete di proprietà della scuola che accoglierà SISSI in rete. Si raccomanda, comunque, di aggiornare costantemente il software di tali postazioni al fine di garantire le funzionalità dei servizi previsti.
I prodotti SISSI e OPEN-SISSI contenuti nel pacchetto SISSI in rete non sono diversi dalle versioni già presenti sulle postazioni Ministeriali, ad eccezione del modulo per la gestione dei report e delle statistiche che sarà fornito con una successiva release del prodotto SISSI in rete.
Il kit di installazione di SISSI in rete è stato completato con nuovi moduli software in grado di garantire la sicurezza della base dati, sia attraverso il controllo degli accessi (SICUREZZA) sia utilizzando il salvataggio e il ripristino dei dati (BACKUP e RESTORE).

PERCHE' PASSARE A SISSI IN RETE ?

Il Servizio per l'Automazione Informatica e l'Innovazione Tecnologica con la Lettera Circolare del 24 ottobre 2002, n. 114 (Prot. n. 5428) avente per oggetto "Infrastrutture tecnologiche nelle scuole e nuove modalità di accesso al sistema informativo - Indicazioni esercizio finanziario 2002", oltre ad importanti indicazioni sui finanziamenti ministeriali per lo sviluppo delle reti e delle strutture info-telematiche delle scuole, introduce importanti novità sul futuro di SISSI.

Qui di seguito riportiamo i passi più significativi della suddetta circolare:

- Premessa: l’amministrazione sta svolgendo una gara per la stipula di un nuovo contratto di gestione del sistema informativo per i prossimi cinque anni che entrerà in vigore, orientativamente, da aprile 2003. Il nuovo contratto presuppone una diversa modalità di accesso ai servizi dello stesso prevedendo, come mezzo di trasporto delle informazioni, l’utilizzo della rete pubblica Internet. Lo scopo di questa comunicazione è quello di dare un’adeguata informativa su alcune innovazioni, conformi alle linee di evoluzione tracciate per il sistema informativo, che saranno portate a regime entro la fine dell’anno. Tali innovazioni consentono fin da ora di rimuovere buona parte dei vincoli strutturali del sistema e valorizzano pienamente l’autonomia scolastica degli istituti, la loro capacità organizzativa e progettuale.
- Le Postazioni di lavoro delle scuole: Il Ministero garantirà l’assistenza hardware sulle postazioni in dotazione alle scuole solo per la durata dell’attuale contratto con la società EDS e di una sua eventuale proroga (stimabile per i primi tre mesi del prossimo anno), in quanto il futuro contratto non prevede più questa tipologia di servizio. A partire dalla sua entrata in vigore infatti le attuali postazioni saranno cedute a titolo gratuito e pertanto gli istituti scolastici potranno riutilizzarle come riterranno più opportuno, rivolgendosi eventualmente ai propri fornitori per tutti i relativi problemi di assistenza. E’ comunque consigliabile l’allocazione in segreteria di personal computer tecnologicamente aggiornati.
- Accesso alle funzioni SIMPI: La dismissione delle due postazioni di lavoro ministeriali implica la necessità di utilizzare esclusivamente lo strumento SIWEB per l’accesso alle funzioni del sistema informativo (organici, mobilità, graduatorie ecc.). Si tratta peraltro di un’ innovazione già in atto da tempo che ha dimostrato la sua efficacia e che quindi andrà semplicemente consolidata in termini di capacità e supporto delle utenze. Si invitano pertanto tutti gli istituti che non hanno accrediti SIWEB a provvedere in tal senso, mentre chi ha già sperimentato la nuova modalità di accesso dovrebbe fare una verifica del numero di utenze a disposizione in modo da chiedere eventuali integrazioni, seguendo le modalità operative già disponibili sul sito Intranet dell’amministrazione.
- Posta elettronica: La posta elettronica istituzionale è un altro dei servizi allocati sulle due postazioni che deve essere rimodulato. E’ prevista la migrazione della casella di posta in dotazione alla scuola, mantenendo lo stesso indirizzo, verso un sistema che ne permetta la fruizione in modalità "web browser" (web mail), rendendo il processo del tutto trasparente alla scuola. In analogia al caso Siweb l’accesso ai servizi di posta dovrà utilizzare un collegamento internet.
Si ricorda inoltre che grazie all’iniziativa "posta elettronica ai docenti" questi possono registrarsi, a partire dalla home page del sito ministeriale, alla voce servizi on line, per ricevere un account consultabile via internet.
- Accesso alla Intranet: L’accesso alla rete Intranet del Ministero avverrà, in analogia a quanto già in essere per le scuole paritarie, attraverso un’apposita sezione riservata del sito internet dell’amministrazione. Questo sarà possibile grazie ad una procedura di accreditamento, sotto la responsabilità del dirigente scolastico, che consentirà di fornire di userid e password gli utenti del sistema. Le modalità tecniche di accreditamento e di accesso saranno dettagliate con successive comunicazioni di natura più operativa. La riservatezza delle informazioni più critiche sarà garantita mediante opportuni meccanismi di cifratura.
- Pacchetto Sissi: L’amministrazione continua a garantire il pieno supporto e l’evoluzione del pacchetto Sissi. La dismissione delle due postazioni ministeriali rende opportuna, per chi usa il pacchetto, la migrazione alla soluzione "Sissi in rete", che sarà resa disponibile gratuitamente per tutte le scuole. Sarà cura dell’amministrazione arricchire il materiale a disposizione nell’apposita area dedicata al progetto "Sissi in rete" per facilitare al massimo la transizione prevista. In alternativa la scuola potrà, avvalendosi della collaborazione dei suoi fornitori, continuare ad utilizzare il prodotto installato sulle postazioni ministeriali che rimangono in suo possesso.
- Collegamento in rete ISDN: Gli attuali collegamenti ISDN verranno trasformati, laddove possibile, in collegamenti ADSL garantendo, anche nel caso in cui ciò non sia possibile, l’accesso alla rete Internet per la fruizione dei servizi del sistema informativo. Il Ministero continuerà a gestire centralmente, almeno fino al 31/12/2003, tali collegamenti al fine di ottenere il miglior rapporto costo/prestazioni.
- Modalità operative : il Servizio per l’Automazione Informatica, in collaborazione col gestore del sistema informativo, ha già avviato le attività tecniche e comunicative necessarie in modo che fin dai primi giorni del mese di dicembre sia possibile accedere ai servizi del sistema informativo secondo le nuove modalità. Le scuole potranno migrare progressivamente alla diversa architettura non appena si trovino nelle condizioni opportune (disponibilità di un collegamento Internet affidabile, adeguato numero di accrediti Siweb, Sissi in rete ecc.). Si sottolinea in ogni caso la necessità di assicurare la presenza in segreteria di postazioni di lavoro adeguate alle nuove modalità organizzative.
Si ricorda ancora una volta che fin da ora è possibile richiedere accrediti Siweb e a breve saranno riaperte le funzioni di prenotazione del kit di installazione "Sissi in rete". Un’apposita area del sito Intranet dedicato ai servizi per le scuole riporterà informazioni dettagliate, chiarimenti e modalità operative per semplificare le operazioni di transizione, evidenziando le attività fondamentali con le rispettive scadenze temporali e gli eventuali adempimenti da parte delle scuole. E’ altresì già disponibile, presso la home page del sito Intranet ministeriale una casella di posta "suggerimenti" attraverso la quale formulare eventuali quesiti ed osservazioni.

COSA OCCORRE FARE ?

In base alla situazione qui descritta, appare evidente che l'evoluzione del sistema informativo ministeriale prevede un adeguamento delle segreterie scolastiche in tempi molto brevi.
In particolare dovranno attivarsi per dotarsi delle seguenti attrezzature:

• una rete amministrativa che colleghi tutte le postazioni di lavoro (cablaggio degli uffici);
• un Server ad esclusivo uso amministrativo;
• un numero sufficiente di Personal Computer (postazioni Client);
• una connessione veloce ad Internet (ISDN o ADSL);

Dovranno poi disporre del seguente software:

• il kit d'installazione di SISSI in RETE (gratuito);
• il gestore dei dati sul server (database Sybase o Informix) con un numero sufficiente di licenze d'uso;
• il software Bridge per il "travaso" dei dati dalle postazioni SISSI PDL ai client del Sissi in Rete;

Sarà poi utile anche richiedere assistenza tecnica per l'installazione dei programmi e soprattutto per il "travaso" dei dati perchè, da quello che abbiamo potuto constatare, non si presenta così facile ed automatico come indicato dai rivenditori. In particolare possono verificarsi problemi nelle scuole accorpate o unificate in cui i codici meccanografici sono cambiati. Inoltre il recupero dei dati al 100% dalle postazioni PDL non sembra sempre possibile.

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